En 2011, le Comité d’Organisation a mis en place les fondements de son organisation : définition de son organigramme, mise en place d’outils de pilotage de projet… Depuis 3 mois, il travaille, avec l’aide d’une consultante extérieure, sur la phase opérationnelle qui se mettra en place quelques mois avant le début de l’événement. Explications de ce travail avec Pauline Rousseau.
Pour préparer la phase opérationnelle et notamment les quinze jours de compétition, Pauline Rousseau, consultante indépendante, s’appuie sur son expérience dans le domaine de l’événementiel sportif. Elle a notamment travaillé sur le dossier de la candidature de Paris pour les Jeux Olympiques de 2012, sur la Coupe du Monde de rugby 2007 ou encore sur les Championnats du Monde de ski Val d’Isère 2009. Elle se plonge trois jours par semaine au sein du Comité d’Organisation Normandie 2014, afin d’étudier le fonctionnement et le plan d’action de chacun des départements (Sport, Aménagements, Logistique, Programme Bénévoles, etc…)
« Ma mission, c’est de proposer au Comité des modèles d’organisation et la façon de les mettre en œuvre pendant l’événement. Il s’agit d’accompagner les équipes dans leurs méthodologies de travail, afin de livrer en 2014 les plus beaux championnats possibles et de répondre aux enjeux de développement territorial.» Pauline doit donc optimiser le fonctionnement du Comité d’Organisation et le faire évoluer au fil des prochains mois jusqu’en 2014 en définissant et en « cadençant » les chantiers. « Il faut prendre en compte les spécificités de l’édition de 2014 : un événement multi-sites et multi-disciplines, la présence des chevaux… Impossible de dupliquer des modèles existants », précise-t-elle.
Premier axe de cette mission : concevoir le mode d’organisation des compétitions sur chacun des sites et identifier les moyens nécessaires pour mettre en œuvre ces opérations ; en d’autres termes « pendant l’événement : qui fait quoi quand où et comment ? » « Il faut se projeter dans 2 ans, explique Pauline Rousseau, et anticiper toutes les étapes et plans d’actions qui permettront, de aujourd’hui jusqu’aux Jeux Equestres Mondiaux, de créer l’événement tel que nous l’ambitionnons. C’est un jeu de construction qui nécessite de poser les éléments les uns après les autres dans le bon ordre et dans le bon timing ; pour garantir d’offrir aux publics le projet imaginé ! »
Le deuxième axe de la mission de Pauline Rousseau est d’assurer une bonne coordination entre tous les départements pour que chacun prenne en compte les problématiques d’autres services dans le traitement de leurs dossiers respectifs, et, surtout, en se replaçant toujours dans la perspective de l’événement de 2014 : identifier tous les besoins, les points d’interactions, les sujets transversaux…
« Citons l’exemple des circulations de publics sur les sites de compétition. Pour élaborer les cheminements et flux de personnes et véhicules, il faut réunir autour de la table les services Billetterie, Contrôle d’accès, Transport, Aménagements… afin que chacun apporte ses propositions et contraintes, et contribue aux réflexions dans l’élaboration du dispositif qui sera mis en œuvre. »
Pauline Rousseau est très motivée par cette mission qui sort de l’ordinaire : « Ce qui est très différent des autres événements sur lesquels j’ai travaillé, c’est la dimension territoriale. Il ne s’agit pas que de sport, mais de mettre en valeur une région, un territoire, et de laisser un héritage. C’est un aspect différenciant et passionnant des Jeux Equestres Mondiaux FEI Alltech™ 2014 en Normandie. »
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