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Tous les matins depuis lundi dernier, l'équipe du programme bénévoles du Comité d'Organisation, et leurs 25 recruteurs arrivent à 8h30 pour rencontrer des candidats ayant exprimé le désir de participer à l’organisation des épreuves préparatoires du mois d’août lors de leur inscription. Un travail conséquent mais nécessaire avant de mieux connaître les 700 candidats qui aideront le Comité à « préparer le terrain » cet été.

« Le travail que nous accomplissons en ce moment est similaire à celui que nous réaliserons pendant l’évènement, mais il est effectué à une échelle réduite puisque seuls 700 candidats officieront cet été, contre 3 000 pendant les Jeux en 2014 ». souligne Samuel, le responsable du programme bénévoles. « L’objectif est de tester les équipements, de voir si les bénévoles sont à l’aise à leur poste, et de tirer les grands enseignements de ces épreuves pour être prêts le jour J » surenchérit-il.

Près de 3000 candidats ont déjà finalisé leur inscription sur le portail bénévoles, mais le Comité d’Organisation a choisi d’inviter uniquement les candidats habitant la région ou pratiquant l’équitation en club. Ces candidats sont contactés lors d’un entretien téléphonique, ou reçus lors d’un entretien individuel à Caen par l’un des 25 recruteurs bénévoles choisis pour leur expertise dans le monde équestre ou pour leur fibre RH.

L’un des recruteurs bénévoles, Axel Royer, n’est pas équitant, mais a tout de même souhaité participer à l’aventure lorsque l’occasion s’est présenté  «Une amie travaille depuis peu au Comité d’Organisation. Je ne savais pas ce qu’étaient les Jeux Equestres Mondiaux il y a 2 mois et aujourd’hui je recrute des bénévoles pour l’évènement… c’est une superbe expérience». Comme ses 24 collègues bénévoles, Axel fait passer une quinzaine  d’entretiens informels par jour : la moitié en personne à Caen, l’autre moitié par téléphone lorsque les candidats viennent de loin et ne peuvent pas se déplacer. Ces rencontres durent environ 30 minutes, avec 20 minutes d’échange et 10 minutes de bilan. Un temps important. La moindre des choses selon Alex : « Accueillir ces personnes est essentiel étant donné que ces gens nous offrent leur aide de façon bénévole. Pendant cet entretien, nous présentons l’évènement et nous rassurons le candidat, puisqu’il ne s’agit pas ici d’un entretien d’embauche, juste d’un échange entre deux bénévoles ! Nous parlons donc des différents postes offerts, des compétences et de l’expérience de chacun, et nous essayons de trouver ensemble les missions qui correspondent à leurs envies et à nos besoins ».

En général, ces candidats ont une motivation à toute épreuve. C’est le cas de Monique Binois, une  passionnée d’équitation habitant à Caen. Monique a d’abord été informée de l’ouverture du programme en lisant Ouest France. Puis, en regardant un reportage sur France 3 Normandie, ce fût le déclic. « Je me suis tout de suite dit : ça c’est pour moi ! C’est un évènement mondial qui aura lieu à 2 pas de chez moi, c’est une chance qui ne se présente qu’une fois dans une vie, je veux absolument aider» !

Et Monique est loin d’être la seule dans ce cas de figure, puisque 400 candidats ont déjà été reçus cette semaine. Quel que soit leur âge, leur sexe, ou leur niveau d’équitation, ces personnes n’ont qu’une idée en tête : aider et participer au succès du plus grand évènement équestre au monde. « C’est extraordinaire de voir l’enthousiasme de nos candidats » souligne Samuel Hallifax. « Ils viennent de partout en France : Paris, Lyon, Rennes… Deux filles sont même venues de Toulouse en voiture ! C’est vraiment motivant et prometteur de voir ça à plus d’un an du début de l’évènement ! ». Une impression partagée par tous les recruteurs, comme Jean-Pierre Margotteau, le président de la Commission du Complet du Coren. « Tout le monde ne connaît pas forcément l’équitation, mais ils veulent absolument participer à cet évènement extraordinaire. Une ancienne championne de France de Trek d’une quarantaine d’année, qui avait déjà officié lors de nombreuses compétitions équestres, s’est même dite prête à officier sur le parking ! Autre exemple étonnant : des gens ont refusé d’être bénévole sur l’épreuve d’Endurance à Sartilly… parce qu’ils voulaient participer plus d’une journée ! C’est la preuve que tout le monde veut simplement aider, quel que soit le poste ».

Autre aspect de cette campagne de recrutement : le développement durable. Lors de ces entretiens, le Comité d’Organisation a tout informatisé afin de respecter l’environnement. Quelque chose de capital selon Samuel : « A Londres en 2012, chaque candidat recevait un livret cartonné. Ici, les candidats communiquent leurs informations sur un système informatique simple et intuitif, que tout le monde peut prendre en main facilement. Nous n’utilisons donc presque pas de papier, afin de respecter l’environnement et de montrer l’exemple ».

Tous les candidats ayant été reçus pour un entretien cette semaine recevront une réponse avant le 15 juillet sur le portail de recrutement des bénévoles. Pour les 2 000 autres candidats ayant déjà finalisé leur inscription, pas d’inquiétude si vous n’avez pas encore été appelé : vous devriez recevoir votre date d’entretien avant octobre 2013 sur le portail bénévole, puisque les 5 000 candidats seront reçus lors d’un « entretien » individuel chaleureux et informel avant février 2014.

Pour connaître toutes les infos sur le programme, rendez-vous sur notre site Internet à l'adresse suivante: http://www.jemfeialltech2014-normandie.fr/benevoles. Pour vous inscrire au programme et tenter de rejoindre l'équipe des 3 000 bénévoles qui officieront pendant les Jeux du 23 août au 7 septembre 2014, cliquez ici.