Dans le bureau de Fabien Grobon, Directeur Général du Comité d’Organisation Normandie 2014, un grand tableau multicolore est accroché au mur. Il est de style moderne… et pourtant ce n’est pas une œuvre d’art. Ce tableau synthétise la réflexion de toute l’équipe du Comité d’organisation. C’est le « Master Plan » des JEM, un outil précieux pour l’organisation.
« Nous avons élaboré ce document en collaboration avec Algoé, un cabinet de conseil lyonnais qui a accompagné la plupart des COJO (comités d’organisation des Jeux Olympiques) et plusieurs autres grands événements sportifs »,explique Dobrina Perrody, Directrice déléguée au management des futurs Jeux Equestres Mondiaux. « Il s’agit d’une feuille de route, détaillant tous les événements clés et toutes les décisions à prendre par le Comité d’Organisation, depuis aujourd’hui jusqu’au lendemain des Jeux. » (photo jointe).
Plus l’équipe des JEM se renforce et avance dans l’organisation, plus le « Master Plan » se précise et s’enrichit. « Cela nous permet d’avoir une vision à date de ce qui a été fait et reste à faire, précise Dobrina Perrody. Le Master Plan est réactualisé tous les ans, et il sert de support à des revues de projet trimestrielles. » Lors de ces rendez-vous, Dobrina Perrody et Pascal Sordet, consultant chez Algoé, responsable de la branche « Evénements Sportifs » de l’entreprise, rencontrent les responsables des dix départements du Comité d’organisation (Direction générale, Projet territorial, Sport, Aménagements, Logistique, Opérations, Marketing et Communication, Commercial, Animation, Direction administrative et financière). But visé : dresser le bilan des trois mois passés, construire la feuille de route détaillée des trois prochains et repérer les écueils éventuels. « Nos rôles sont très complémentaires. Pascal apporte méthodologie, expérience et regard extérieur, ce qui est très important, mais il y a des liens que je suis la seule à pouvoir faire, puisque je suis le projet au quotidien ». Pour Dobrina Perrody, l’utilisation du Master Plan a plusieurs avantages : « D’abord, il permet à la Direction générale d’avoir une vision globale des échéances majeures du projet. Ensuite, associé aux revues trimestrielles qui comportent toujours une séance plénière durant laquelle l’équipe vient au complet, il permet à chacun de connaitre les activités et les échéances clés des autres. On prend ainsi conscience des interactions existantes entre les départements et de la nécessité d’avancer ensemble. »
Le « Master Plan » est donc un outil de pilotage, évolutif et qui permet de pointer des « points de vigilance » lorsqu’un chantier est en retard. Repérer un problème, c’est un premier pas indispensable pour le résoudre. « Mais globalement, nous sommes dans les clous ! », sourit Dobrina Perrody.
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