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Plus de 60 nations sont supposées participer à l’évènement… Cela veut-il dire que vous gérez plus de 60 fédérations ? Quels sont leurs préoccupations en général ?

Effectivement, j’ai du pain sur la planche puisque nous attendons une soixantaine de fédérations en 2014 ! Cependant, la liste des nations qualifiées pour les Jeux ne sera connue que très tardivement, puisque les athlètes pourront se qualifier jusqu’en juillet 2014. En attendant donc de connaitre cette liste définitive, c’est avec les 132 fédérations membres de la Fédération Equestre Internationale que je communique quotidiennement.

En règle général, ces délégations ont beaucoup de questions en rapport avec l’aspect logistique de la compétition - le transport, l’hébergement, la restauration notamment - et étonnement, ils ont très peu d’interrogations sur l’aspect sportif des épreuves.

A noter que je suis également aidée sur de nombreux sujets par les autres membres du Comité d’Organisation, et notamment par toute l’équipe de la Direction des Sports : Laurent Cellier, Directeur des Sports, Anne Le Lannic son adjointe,  Elodie Navet et Marine Lacourie sur la gestion des compétitions, Solenn François au Guichet Unique Chevaux, Anne Couroucé Malblanc en charge de l’aspect sanitaire et vétérinaire.

Quel bilan tirez-vous de ces 6 derniers mois ?

Un bilan très positif puisque de très nombreux projets ont vu le jour. En premier lieu, nous avons entièrement validé notre dispositif hébergement pour les cavaliers et les grooms, ce qui constituait un travail considérable. Nous avons également ouvert la billetterie aux fédérations étrangères le 6 juin dernier, pour leur permettre d’acheter leurs billets avant le grand public. Enfin, nous avons organisé deux réunions d’informations générales avec une vingtaine de délégations étrangères en mars et avril dernier. Ces journées nous ont permis d’établir un premier contact avec eux en leur exposant l’état d’avancement de notre projet. Nous avons également profité de leur présence en Normandie pour leur faire découvrir les quatre sites de compétition caennais : le Parc des Expositions, l’Hippodrome de la Prairie, le Zénith, et le Stade d’Ornano.

Les épreuves préparatoires commencent dans quelques jours… quels éléments de votre dispositif allez-vous tester à cette occasion ?

La priorité pendant ces épreuves préparatoires sera de tester le concept de « Guichet Unique Fédérations Nationales », un point d’entrée unique sur site dédié aux fédérations, et imaginé pour répondre à l’ensemble des besoins, sportifs ou non, de cette population si particulière pour nous.

Ces guichets auront deux fonctions distinctes: 1) la partie secrétariat sportif, avec toutes les infos sur la compétition : résultats, programme, plans de parcours etc. 2)  le service aux délégations, avec toutes les infos extra-sportives : l’hébergement, la restauration, le transport etc. Pendant ces épreuves préparatoires, 6 personnes par site auront la charge d’assurer le bon fonctionnement de ce Guichet. Les effectifs pour 2014 seront très certainement amenés à évoluer. Nous aurons peut-être également besoin d’adapter le modèle organisationnel imaginé jusque-là. Ce sera un bon test. C’est le but de l’exercice !

Avez-vous d’autres échéances majeures dans les mois à venir ?

En marge de ces épreuves préparatoires, nous organisons le 27 août prochain une réunion officielle à l’intention de l’ensemble des chefs de mission, représentants des délégations nationales. 25 nations ont déjà répondu présentes !

Les nations qui viendront concourir dans le cadre de nos épreuves préparatoires en 2013 seront pleines d’interrogations sur les Jeux de 2014, l’échéance majeure, et c’est bien normal !

L’objectif est donc d’organiser un moment d’échange afin de leur présenter toutes les informations sur la compétition de 2014, et de créer avec eux une relation de confiance en essayant de répondre à l’ensemble de leurs préoccupations. Nous organiserons également une visite complète de tous les sites de compétition - les sites caennais, mais également le Haras National du Pin et Sartilly, où auront lieu respectivement les épreuves de Concours Complet et d’Endurance.

Nous essayerons ensuite de tirer un maximum d’enseignements de l’ensemble des remarques que nous aurons pu recueillir lors de ces journées. La plupart de ces Chefs de Mission n’en sont pas à leur coup d’essai et ont une grande expérience des évènements équestres internationaux. Toute remarque est constructive et c’est avec cette philosophie que nous aborderons ce grand rendez-vous.

Et quels sont les gros chantiers à venir afin que tout soit prêt le jour J ?

Tout d’abord, nous allons faire un point sur les épreuves préparatoires à la fin du mois d’août. En fonction des résultats, nous ferons les ajustements nécessaires. Nous serons bien évidemment amenés à également compléter ce que nous avons mis en place, puisqu’il y aura 8 disciplines officielles pendant les Jeux, et non 3 comme sur les épreuves préparatoires !

Il y a aussi beaucoup d’autres services à mettre en place pour simplifier la vie des fédérations : des espaces de détente et des lieux de convivialité sur site, un annuaire de mise en relation avec des structures qui ont candidaté pour les accueillir avant ou après les Jeux en phase d’acclimatation ou de récupération, etc. Ces petites choses sont essentielles, donc nous allons y passer pas mal de temps pendant l’année à venir.

Quel est votre objectif final ?

Tout mettre en œuvre pour que les fédérations passent 2 magnifiques semaines de sport mais aussi de fête dans notre belle région. S’ils repartent avec un bon souvenir de leur séjour Normand, alors je serais satisfaite !

La Direction des sports et les délégations nationales à l'hippordrome de la Prairie à Caen lors du Venue Tour en mars 2013